Le Carnet d’adresses est l’endroit où vous conservez les contacts et les groupes auxquels vous envoyez des messages ou desquels vous en recevez.

Contacts

Liste des contacts du carnet d’adresses

Carnet d’adresses > Contacts (/phonebook/contacts). Cliquez sur Create new pour ajouter un contact. La liste des contacts est divisée en deux onglets :

• My contacts - contacts que vous seul pouvez voir et utiliser.

• Public contacts - contacts partagés avec d’autres utilisateurs de l’appareil (nécessaire, par exemple, pour qu’un contact public soit adressable par nom depuis Email to SMS).

Chaque contact peut appartenir à un ou plusieurs Groups, se voir attribuer un Shift (voir Shifts ci-dessous) et être épinglé à un Modem spécifique pour les messages sortants. Utilisez Filters et Sort pour trouver un contact dans un carnet d’adresses volumineux.

Groupes

Carnet d’adresses > Groups (/phonebook/groups). Les groupes vous permettent d’adresser d’un seul coup un ensemble de contacts (par exemple depuis Compose SMS ou comme cible d’une règle d’automatisation) au lieu de sélectionner chaque contact individuellement. Cliquez sur Add new, donnez un Name au groupe et cochez Set as Public Group si d’autres utilisateurs, des règles d’automatisation ou l’API doivent pouvoir y envoyer des messages.

Groupes d’escalade

Options de groupe d’escalade dans la boîte de dialogue « Add new group »

Un groupe d’escalade alerte les gens l’un après l’autre, et non tous à la fois, jusqu’à ce que quelqu’un confirme qu’il traite le problème - mettez vos personnes de garde dans un groupe dans l’ordre choisi, définissez un intervalle, et lorsque vous envoyez un message au groupe, la première personne le reçoit immédiatement, la deuxième le reçoit si personne n’arrête l’escalade, et ainsi de suite jusqu’au bas de la liste. La surveillance et le contrôle d’une escalade en cours se font dans Escalation queue sous Messages ; cette section est l’endroit où vous en mettez une en place.

Étape 1 : Créer le groupe d’escalade

1. Cliquez sur Add new. Un panneau latéral s’ouvre.

2. Remplissez Name, par exemple Night on-call.

3. Cochez Escalation group. Deux champs supplémentaires apparaissent.

4. Remplissez Escalation interval (minutes) : durée d’attente avant d’alerter la personne suivante. Les valeurs autorisées vont de 1 à 999.

5. Remplissez Escalation stop word : le mot que les destinataires renvoient par texte pour arrêter l’escalade.

   • Maximum 8 caractères.

   • Lettres uniquement, pas de chiffres, d’espaces ou de ponctuation.

   • Il doit être unique - chaque groupe d’escalade a besoin de son propre mot d’arrêt.

6. Cliquez sur Save.

Cochez également Set as Public Group si d’autres utilisateurs de l’appareil, des règles d’automatisation ou l’API doivent pouvoir envoyer à ce groupe.

Étape 2 : Ajouter des personnes et définir leur ordre

1. Sur la page Groups, trouvez votre groupe d’escalade et ouvrez Manage contacts.

2. Ajoutez les contacts qui doivent être alertés.

3. Mettez-les dans le bon ordre en faisant glisser les cartes vers le haut et vers le bas. La personne en haut est contactée en premier - c’est exactement l’ordre dans lequel les alertes sont envoyées.

Étape 3 : Déclencher une escalade

Envoyez un message au groupe de la même manière que vous envoyez n’importe quel autre message, depuis Compose. SMSEagle ajoute ensuite une ligne indiquant au destinataire ce qu’il doit renvoyer par SMS pour arrêter l’escalade (sous la forme To stop the escalation, send: <stop word><number>), envoie le message au premier contact immédiatement, et planifie le même message pour les contacts suivants, espacés de l’intervalle que vous avez défini.

Indiquez exactement à vos destinataires ce qu’ils doivent renvoyer. Le numéro après le mot d’arrêt identifie cette escalade particulière, donc la réponse doit contenir le tout, par exemple ACK17, correspondant exactement - le mot d’arrêt et le numéro joints sans espace, les mêmes majuscules et minuscules, et rien d’autre dans le message. Seul quelqu’un qui est membre du groupe d’escalade peut l’arrêter ; une réponse d’un numéro non lié est ignorée.

Vous pouvez également déclencher un groupe d’escalade depuis l’API, depuis Email vers SMS, ou depuis n’importe quelle règle d’automatisation qui envoie à un groupe.

Shifts

Aperçu de la gestion des shifts

Les shifts décrivent quand une personne est de service. Une fois que vous assignez un shift à un contact, SMSEagle vérifie le shift avant d’envoyer un message à ce contact : si un message est adressé à un contact qui se trouve actuellement en dehors de ses heures de shift, SMSEagle retient le message et le remet au début de son prochain shift, ou ne l’envoie pas du tout - c’est à vous de choisir (voir Étape 4 ci-dessous).

Utilisation typique : une rota d’astreinte, où l’équipe de nuit ne doit pas être réveillée par des alertes destinées à l’équipe de jour.

Bon à savoir : un contact avec aucun shift assigné est toujours considéré comme disponible. Les shifts ne limitent que les contacts auquel vous les assignez.

Avant de commencer

• Vous avez besoin d’au moins un contact dans l’Annuaire (Phonebook > Contacts).

• Assurez-vous que l’horloge de l’appareil et le fuseau horaire sont corrects, car les heures de shift sont comparées à l’heure de l’appareil. Vérifiez cela dans Settings > Date/Time.

Étape 1 : Ouvrir la page Shifts

Phonebook > Shifts (/phonebook/shifts) répertorie les shifts que vous avez déjà créés, avec une boîte Quick options sur la droite.

Étape 2 : Créer un shift

1. Cliquez sur Create new dans le coin supérieur droit. Un panneau latéral s’ouvre.

2. Remplissez Name, par exemple Night shift ou Weekend duty.

3. Laissez Enabled coché pour que le shift commence à fonctionner immédiatement. Décochez-le pour préparer le shift maintenant et l’activer ultérieurement.

4. Sous Active from - to, définissez les heures pour chaque jour de la semaine : entrez une heure From et une heure To pour chaque jour où la personne est de service, et laissez un jour vide si elle ne l’est pas.

5. Cliquez sur Save.

Règles pour les heures de shift

• From doit être antérieur à To le même jour.

• From et To doivent tous les deux être remplis, ou tous les deux laissés vides. Un jour partiellement rempli est rejeté avec un message d’erreur.

• Au moins un jour doit avoir des heures définies.

Shifts de nuit : un shift qui traverse minuit (par exemple 22:00 à 06:00) doit être entré comme deux entrées : 22:00 - 23:59 le premier jour et 00:00 - 06:00 le jour suivant.

Étape 3 : Assigner des contacts au shift

Vous pouvez le faire de l’un ou l’autre côté.

Depuis le shift : sur la page Shifts, trouvez votre shift, ouvrez ses actions, et choisissez Manage contacts.

Depuis le contact : allez dans Phonebook > Contacts, sélectionnez un ou plusieurs contacts en utilisant leurs cases à cocher, choisissez Edit shifts, sélectionnez les shifts à assigner, et cliquez sur Assign shifts.

Étape 4 : Choisir ce qui se passe en dehors des heures de shift

La boîte Quick options à droite de la page Shifts contient When contact is not on shift :

Option	Résultat
Send message at the beginning of next shift	Le message attend dans la file d’attente et est livré automatiquement au début du prochain quart de travail du contact.
Don’t send message	Le message n’est pas envoyé à ce contact. Il est enregistré comme non livré.

Choisissez l’option souhaitée et cliquez sur Save.

Ce paramètre est global. Il s’applique à tous les quarts de travail et à tous les contacts de l’appareil, pas seulement au quart de travail actuellement affiché.