Le carnet d’adresses est l’endroit où vous conservez les contacts et les groupes auxquels vous envoyez des messages ou desquels vous recevez des messages.

Contacts

Liste des contacts du carnet d’adresses

Carnet d’adresses > Contacts (/phonebook/contacts). Cliquez sur Create new pour ajouter un contact. La liste des contacts est divisée en deux onglets :

• My contacts - contacts visibles et utilisables uniquement par vous.

• Public contacts - contacts partagés avec d’autres utilisateurs de l’appareil (nécessaire, par exemple, pour qu’un contact public puisse être adressé par nom à partir d’Email vers SMS).

Chaque contact peut appartenir à un ou plusieurs Groups, se voir assigner un Shift (voir Shifts ci-dessous), et être épinglé à un Modem spécifique pour les messages sortants. Utilisez Filters et Sort pour trouver un contact dans un grand carnet d’adresses.

Groupes

Carnet d’adresses > Groups (/phonebook/groups). Les groupes vous permettent d’adresser un ensemble complet de contacts à la fois (par exemple à partir de Compose SMS, ou comme cible d’une règle d’automatisation) au lieu de sélectionner chaque contact individuellement. Cliquez sur Add new, donnez un Name au groupe, et cochez Set as Public Group si d’autres utilisateurs, des règles d’automatisation ou l’API doivent pouvoir envoyer des messages à ce groupe.

Groupes d’escalade

Options de groupe d’escalade dans la boîte de dialogue « Ajouter un nouveau groupe »

Un groupe d’escalade alerte les gens l’un après l’autre, pas tous à la fois, jusqu’à ce que quelqu’un confirme qu’il gère le problème - mettez vos personnes d’astreinte dans un groupe dans un ordre choisi, définissez un intervalle, et quand vous envoyez un message au groupe, la première personne le reçoit immédiatement, la deuxième le reçoit si personne n’arrête l’escalade, et ainsi de suite jusqu’au bas de la liste. Le suivi et le contrôle d’une escalade en cours se font dans Escalation queue sous Messages ; cette section est l’endroit où vous le configurez.

Étape 1 : Créer le groupe d’escalade

1. Cliquez sur Add new. Un panneau latéral s’ouvre.

2. Remplissez Name, par exemple Night on-call.

3. Cochez Escalation group. Deux champs supplémentaires apparaissent.

4. Remplissez Escalation interval (minutes) : combien de temps attendre avant d’alerter la personne suivante. Les valeurs autorisées sont de 1 à 999.

5. Remplissez Escalation stop word : le mot que les destinataires renvoient par texto pour arrêter l’escalade.

   • Maximum 8 caractères.

   • Lettres uniquement, pas de chiffres, d’espaces ou de ponctuation.

   • Il doit être unique - chaque groupe d’escalade a besoin de son propre mot d’arrêt.

6. Cliquez sur Save.

Cochez également Set as Public Group si d’autres utilisateurs de l’appareil, des règles d’automatisation ou l’API doivent pouvoir envoyer des messages à ce groupe.

Étape 2 : Ajouter des personnes et définir leur ordre

1. Sur la page Groups, trouvez votre groupe d’escalade et ouvrez Manage contacts.

2. Ajoutez les contacts qui doivent être alertés.

3. Mettez-les dans le bon ordre en faisant glisser les cartes vers le haut et vers le bas. La personne au sommet est contactée en premier - c’est exactement l’ordre dans lequel les alertes sont envoyées.

Étape 3 : Déclencher une escalade

Envoyez un message au groupe de la même manière que tout autre message, depuis Compose. SMSEagle ajoute alors une ligne indiquant au destinataire ce qu’il doit renvoyer par SMS pour arrêter l’escalade (sous la forme To stop the escalation, send: <stop word><number>), envoie le message au premier contact immédiatement, et programme le même message pour les contacts suivants, espacés selon l’intervalle que vous avez défini.

Indiquez exactement à vos destinataires ce qu’ils doivent répondre. Le nombre après le mot d’arrêt identifie cette escalade particulière, de sorte que la réponse doit contenir la totalité, par exemple ACK17, correspondant exactement - le mot d’arrêt et le nombre joints sans espace, avec la même casse, et rien d’autre dans le message. Seul un membre du groupe d’escalade peut l’arrêter ; une réponse d’un numéro non lié est ignorée.

Vous pouvez également déclencher un groupe d’escalade depuis l’API, depuis Email vers SMS, ou depuis n’importe quelle règle d’automatisation qui envoie à un groupe.

Équipes

Aperçu de la gestion des équipes

Les équipes décrivent quand une personne est en service. Une fois que vous assignez une équipe à un contact, SMSEagle vérifie l’équipe avant d’envoyer un message à ce contact : si un message est adressé à un contact qui est actuellement en dehors de ses heures d’équipe, SMSEagle soit conserve le message et le remet au début de son équipe suivante, soit ne l’envoie pas du tout - vous choisissez (voir Étape 4 ci-dessous).

Utilisation typique : un planning de permanence, où l’équipe de nuit ne doit pas être réveillée par des alertes destinées à l’équipe de jour.

À savoir : un contact avec aucune équipe assignée est toujours considéré comme disponible. Les équipes ne restreignent que les contacts auxquels vous les assignez.

Avant de commencer

• Vous avez besoin d’au moins un contact dans le Carnet (Phonebook > Contacts).

• Assurez-vous que l’horloge de l’appareil et le fuseau horaire sont corrects, car les heures d’équipe sont comparées à l’heure de l’appareil. Vérifiez cela dans Settings > Date/Time.

Étape 1 : Ouvrir la page Équipes

Phonebook > Shifts (/phonebook/shifts) répertorie les équipes que vous avez déjà créées, avec une boîte Quick options sur la droite.

Étape 2 : Créer une équipe

1. Cliquez sur Create new dans le coin supérieur droit. Un panneau latéral s’ouvre.

2. Remplissez Name, par exemple Night shift ou Weekend duty.

3. Laissez Enabled coché pour que l’équipe commence à fonctionner immédiatement. Décochez-le pour préparer l’équipe maintenant et l’activer plus tard.

4. Sous Active from - to, définissez les heures pour chaque jour de la semaine : entrez une heure From et une heure To pour chaque jour où la personne est en service, et laissez un jour vide si elle ne l’est pas.

5. Cliquez sur Save.

Règles pour les heures d’équipe

• From doit être antérieur à To le même jour.

• From et To doivent tous deux être remplis, ou tous deux laissés vides. Un jour partiellement rempli est rejeté avec un message d’erreur.

• Au moins un jour doit avoir des heures définies.

Équipes de nuit : une équipe qui traverse minuit (par exemple 22:00 à 06:00) doit être saisie en deux entrées : 22:00 - 23:59 le premier jour et 00:00 - 06:00 le jour suivant.

Étape 3 : Assigner des contacts à l’équipe

Vous pouvez faire cela des deux côtés.

À partir de l’équipe : sur la page Shifts, trouvez votre équipe, ouvrez ses actions, et choisissez Manage contacts.

À partir du contact : allez à Phonebook > Contacts, sélectionnez un ou plusieurs contacts à l’aide de leurs cases à cocher, choisissez Edit shifts, sélectionnez les équipes à assigner, et cliquez sur Assign shifts.

Étape 4 : Choisir ce qui se passe en dehors des heures d’équipe

La zone Quick options à droite de la page Shifts contient When contact is not on shift :

Option	Résultat
Send message at the beginning of next shift	Le message attend dans la file d’attente et est livré automatiquement au début de la prochaine plage horaire du contact.
Don’t send message	Le message n’est pas envoyé à ce contact. Il est enregistré comme non livré.

Choisissez l’option que vous souhaitez et cliquez sur Save.

Ce paramètre est global. Il s’applique à toutes les plages horaires et à tous les contacts de l’appareil, pas seulement à la plage horaire que vous consulez actuellement.